sábado, 26 de janeiro de 2013

PROVA BRASIL: MATRIZ DE REFERÊNCIA DE LÍNGUA PORTUGUESA

PARA SABER MAIS CLIQUE AQUI!


RESULTADO DOS SIMULADOS APLICADOS NAS TURMAS DE 4º E 5 ANO


FORMAÇÃO DE PROFESSORES DO 4º E 5º ANO DIA 25/01/13

Foi um encontro muito proveitoso com a socialização e análise coletiva  dos resultados dos simulados aplicados nas turmas de 4º e 5º ano da USE 16. Sendo a culminância das ações realizadas pela equipe pedagógica da Use ( Marcos Silva; Wany Góes,Elisa e Paula Farias); contou-se com as belas  apresentações culturais das escolas : João Faria de Lima e Helena Guilhon no espaço de esportes da Paroquia de Santo Antônio de Pádua.Em nome da USE 16 agradecemos a participação e empenho de todos os educadores e alunos pela qualidade da educação.











segunda-feira, 21 de janeiro de 2013

ESTÃO ABERTAS AS INSCRIÇÕES PARA O ENCCEJA

Senhores (as) Gestores, 

Informamos que estão abertas as inscrições para o ENCCEJA. Por gentileza divulguem esta proposta avaliativa para que os Jovens e Adultos que não tiveram a oportunidade de concluir o Ensino Fundamental possam fazê-lo.

Para conhecer mais sobre o Encceja e sanar todas as suas dúvidas navegue na página e verifique as suas possibilidades de participação.




























sexta-feira, 18 de janeiro de 2013

FORMAÇÃO PARA SECRETÁRIOS


MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO SECRETARIO ESCOLAR

Para obtermos orientações referente a qualquer duvida  relacionada aos procedimentos para cada documento escolar, entre em contato com Augusto Santos pelo fone :  3201-5172 ou pelo site: www.augustosantos@seduc.pa.gov.br.


        Regularidade de estudos, do monitoramento e da avaliação das atividades realizadas pelos servidores de Secretarias Escolares, à luz da legislação educacional vigente.
     Procurando otimizar os trabalhos no âmbito das secretarias escolares, apresentamos o presente instrumento orientador:  O Manual de Orientações Básicas das Secretarias de Unidades Escolares, um instrumento que define passo a passo, as principais ações do cotidiano da Secretaria Escolar, com orientações que vão desde a organização do ambiente da secretaria até o desenvolvimento de todas as atividades de responsabilidade deste setor.
            Ressaltamos também conceitos e atribuições de cada servidor da Secretaria Escolar, bem como, indicamos os procedimentos para cada documento escolar, no intuito de auxiliar a equipe da melhor forma possível para atender com eficiência e competência ao aluno, ao professor e à comunidade.


Secretaria Escolar
           
            A Secretaria Escolar é a porta de entrada da escola para a comunidade externa.
          Ela é também a produtora e guardiã da memória e da documentação da escola, de seus alunos e professores, e garante o controle de toda a situação escolar; atendimento, qualidade dos serviços, pois dela depende o bom ou mau funcionamento da organização escolar.
        A Secretaria Escolar é um braço executivo da equipe administrativa e pedagógica.  Ela é o órgão responsável pelos serviços de escrituração, documentação, correspondência e organização de processos referentes a legalização do Estabelecimento de Ensino e à vida escolar dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão administrativa e pedagógica da unidade de ensino.
        A Secretaria da escola é o setor que tem como principal função a realização de atividades de apoio ao processo administrativo-pedagógico, onde se concentram as maiores responsabilidades relativas à vida escolar do aluno e da própria instituição. Para tanto, faz-se imprescindível que em cada estabelecimento de ensino exista espaço físico adequado destinado aos serviços da secretaria. Mesmos as instalações mais simples devem acomodar os serviços em local seguro e que possibilite o desenvolvimento do trabalho.
       A Secretaria da Escola constitui-se centro das atividades administrativas e pode ser considerada como base para uma eficiente gestão escolar.
            É de responsabilidade da Secretaria:
1.    O  registro da vida escolar do aluno;
2.    O registro de pessoal;
3.    A organização e manutenção dos arquivos e fichários que contém a escrituração escolar;
4.    A preparação  das correspondências inter e extra-escolar;
5.    A guarda da documentação, bem como, do processamento das informações que circulam fora e dentro da escola.
Secretário Escolar
           
            Para compreender a importância do Secretário na vida da escola é necessário percebê-lo como o elo entre o administrativo e o pedagógico. Aquele que escreve a história da Instituição, a partir da história do aluno.
            Aquele que articula, que se relaciona, transforma e contribui no dia-a-dia, de forma silenciosa, para a melhoria da escola.
            O secretário é um dos elementos a quem a direção delega poderes e tarefas.
            O pleno funcionamento da secretaria escolar está ligado diretamente ao perfil, à habilidade e à competência do profissional que responde por ela.
            O responsável pela secretaria deverá compreender seu trabalho para além da área administrativa. Afinal, ele é co-responsável pelo sucesso da ação escolar. No contato diário com alunos, professores, pais, servidores e comunidade; o secretário deverá desenvolver relações de respeito, de auto-estima e de cidadania. Juntamente com seu diretor, responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar.
            Para o bom desempenho de sua função será essencial formação adequada, além de características como:
1.    Respeitar os outros e ser solidário;
2.    Ser organizado e Pontual;
3.    Revelar facilidade em comunicar-se;
4.    Saber redigir;
5.    Estar aberto à aprendizagem;
6.    Ser honesto.





Competência Profissional
           
            Competência Profissional é a capacidade de mobilizar, articular e colocar em ação, valores, conhecimentos e habilidades necessárias ao desempenho eficiente e eficaz de atividades requeridas pela natureza do trabalho.
            São competências básicas do Secretário:
1.    Apoiar a direção da escola e assinar, em conjunto com ela a documentação escolar expedida;
2.    Responsabilizar-se pela escrituração escolar, conferindo-lhe fidedignidade e legalidade de acordo com a legislação vigente;
3.    Organizar, coordenar orientar e supervisionar a equipe da secretaria quanto à simplificação dos processos e métodos de trabalho, respeitando e valorizando as habilidades de cada um;
4.    Utilizar instrumentos de planejamento, bem como executar controlar e avaliar os procedimentos referentes ao preenchimento do diário de classe, pessoal materiais patrimônio e sistema de informações;
5.    Firmar-se na gestão escolar, como elemento de ligação entre as atividades administrativo-pedagógicas interagindo o corpo docente e participando das discussões para elaboração do projeto pedagógico do plano de ação e do regimento interno da escola.
6.    Prestar informações aos usuários.
      O secretário escolar terá sob sua responsabilidade a vida da escola, devendo, para tanto, receber, classificar e alocar toda a documentação da unidade escolar, mantendo atualizados os livros de registros, garantindo-lhes fidedignidade.



Exercício da Função
      A função de Secretário escolar será exercida por servidor da educação, efetivo de nível superior ou técnico, priorizando-se aquele com formação específica.
Atividades
Atribuições
Realiza o atendimento
Atende a Comunidade externa e interna:  pais, alunos, professores, diretores, contadores, coordenadores, servidores representantes de órgãos públicos e sociedade em geral.
Conduz o expediente
Efetiva registros escolares e processa dados sobre matrícula, escrituração escolar os alunos, fichas individuais, históricos escolares, certificados de conclusão de curso, transferência, censo escolar, entre outros.
Organiza o arquivo
Classifica, organiza e guarda o arquivo estático e o dinâmico; a escrituração escolar dos alunos; a vida funcional dos servidores, informações administrativas e financeiras, coletânea da legislação educacional em vigor, bem como, a correspondência recebida e expedida.
Prepara expediente
Redige, encaminha e arquiva memorando, ofícios, requerimentos, cartas, atas, circulares, portarias, relatórios, editais, ordens de serviço, comunicações internas, etc.


Auxiliares de Secretaria Escolar.
            Sobre a orientação do Secretário, cumpre aos Auxiliares de Secretaria:
1.    Organizar e manter atualizado a escrituração, os arquivos ativo e passivo, o fichário, a correspondência escolar e o registro dos resultados do aproveitamento escolar dos alunos;
2.    Entregar, na data prevista, documentos solicitados;
3.    Guardar sigilo sobre o conteúdo do documento a seu encargo;
4.    Responsabilizar-se pela conservação e guarda dos equipamentos do setor, comunicando ao secretário a ocorrência de eventual dano, revisão ou conserto;
5.    Solicitar ao secretário escolar, em tempo hábil, a aquisição do material necessário ao bom funcionamento dos serviços;
6.    Receber com prestimosidade toda comunidade escolar, e repassar as solicitações ao secretário;
7.    Realizar as demais atividades afins.

Rotinas da Secretaria
            A secretaria é peça-chave da administração escolar, já que congrega uma equipe que colabora com a direção da escola numa ação centralizadora e abrangente, por seu relacionamento com todos os demais setores envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar.
Organizando o Ambiente de Trabalho
            Para o bom desempenho de suas atividades cotidianas, o secretário escolar deve:
1.    Organizar os arquivos com racionalidade, garantindo a segurança, a facilidade de acesso e o sigilo profissional;
2.    Manter em dias as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e resoluções, bem como as Estruturas-circulares, portarias, avisos e despachos que digam respeito às atividades da escola;
3.    Manter o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar.  Dar visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola;
4.    Atender com prestimosidade os alunos, professores e pais, em assuntos relacionados com a documentação escolar e outras informações pertinentes;
5.    Elaborar o cronograma das atividades da secretaria, torná-lo público e assegurar a racionalização do trabalho e sua execução;
6.    Ter sob sua guarda e sua responsabilidade livros, documentos, materiais e equipamentos da secretaria;
7.    Gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos;
8.    Elaborar a comunicação externa;
9.    Consultar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando necessário;
10.                       Elaborar instrumentos de controle de gestão que contribuam para a melhoria e eficiência dos serviços de escrituração escolar;
11.                       Registrar e tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em tabelas e gráficos;
12.                       Manter o Diretor informado sobre o prazo de validade dos Atos Autorizativos dos cursos, respeitando os prazos de solicitação de renovação estabelecidos de 120(cento e vinte) dias antes da data de expiração dos atos (Res. Nº 485/2009-CEE-PA);
13.                       Lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.
IMPORTANTE:
1.    Realizar registros na documentação geral da escola e do aluno de forma legível, sem rasuras, falsificações e incorreções, assegurando assim a confiabilidade dos documentos.
2.    Consideram-se incorreções: divergências entre nomes, datas, locais lançados nos documentos escolares, abreviações de nomes e lançamentos de frequências e notas equivocadas.
3.    Consideram-se falsificações: adulteração de dados escolares.
4.    Consideram-se rasuras: riscos, corretivos e raspagens sobre a escrita ou sobre os dados da escrituração escolar.
Recomendações Importantes:
1.    Transcrição fiel do documento originário;
2.    Documento legível sem rasuras e incorreções;
3.    Espaços não preenchidos dos documentos escolares devem ser encerrados com um traço para evitar falsificações;
4.    Espaços destinados às observações devem ser registradas as informações mais significativas, não previstas no formulário;
5.    Documentos oficiais da escola serão assinados pelo diretor e secretário habilitados para a função, com os respectivos carimbos;
6.    Responsabilidade e competência na assinatura do documento escolar;
7.    Manter cópia do documento expedido;
8.    Manter livro de controle para entrega de documentos;
9.    Documentos pessoais em original, não devem ser retidos na escola.


Legalização das Instituições de Ensino
            Para funcionar, as escolas devem ter seus cursos autorizados, ou credenciados.  Sem a regularização, o trabalho escolar fica sem legalidade e os documentos escolares sem valor.
            Uma das funções do secretário escolar é estar atento quanto aos prazos de validade dos atos de legalização das escolas, comunicando esses prazos ao diretor (a).
            O Conselho Estadual de Educação elaborou as Resoluções nº 485/2009, que orientam o credenciamento de instituições escolares e autorização ou renovação de autorização de cursos.

  
Organização e Funcionamento de uma Secretaria Escolar
            Para melhor organização da secretaria, o secretário, juntamente com os auxiliares deverá:
a)    Confeccionar um mural para afixar os seguintes documentos:
1.    Horário de atendimento da secretaria com escala de servidores;
2.    Horário de aulas dos alunos, bem como o horário de entrada e saída dos alunos;
3.    Cópia da Lei de Criação (para as escolas públicas);
4.    Calendário escolar padrão da SEDUC;
5.    Cópia da Resolução do CEE-PA que autorizou e/ou renova a autorização dos cursos que estão sendo oferecidos pela Unidade escolar e que estão em vigência;

b)    Organizar uma pasta com todos os Atos de Regulamentação da Unidade Escolar/Curso.  Sugerimos que os atos devem ser disponibilizados de modo que ao final da pasta esteja o mais antigo e ao inicio os mais recentes, contendo, em ordem cronológica decrescente:
1.     Lei de criação;
2.     Portaria de Credenciamento;
3.     Resolução e Parecer do CEE-PA que autorizou os cursos ofertados;
4.     Planta baixa do prédio;
5.     Histórico da escola;
6.     Outros documentos que fazem parte do histórico da escola.

c)     Encadernar ou abrir uma pasta catálogo com Estruturas Curriculares adotadas pela Unidade Escolar. ATENÇÃO: as estruturas devem ser organizadas por ordem cronológica, sendo que as estruturas curriculares vigentes devem vir em primeiro lugar.

d)    Organizar uma pasta catálogo contendo a Legislação Educacional:  Leis, Pareceres, Instruções Normativas e Resoluções Normativas do CEE-PA.  É importante que em cada ato revogado seja registrado, em destaque, o ato que o revogou.

e)    Manter os documentos: regimento Escolar – Padrão SEDUC e “Procedimentos para Matrícula e Orientações Gerais” em local acessível, para facilitar as consultas por parte dos servidores do setor e da Unidade Escolar. Lembre-se que o Regimento Escolar é a lei Maior da Escola.

Arquivo Escolar
            É o lugar em que se guardam documentos de maneira que possam ser encontrados com facilidade.
            É o conjunto ordenado de papeis que documentam e comprovam o registro dos fatos relativos à vida escolar dos alunos e da instituição de ensino.  O secretário escolar é responsável pelo arquivo, devendo organizá-lo de forma que possa ser consultado, com facilidade.
            Uma das condições exigidas para a regularização da instituição de ensino é a existência de arquivo, que se organizará em:
1.    Arquivo Ativo: documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação constituam objeto de consultas frequentes. Também denominado como de movimento, que contém todos os documentos dos alunos matriculados no ano em curso, bem como, os que dizem respeito ao estabelecimento de ensino;
2.    Arquivo intermediário: documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
3.    Arquivo Passivo: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados, e que contem as pastas dos alunos transferidos ou concluintes.
Arquivo Escolar – o que contem:
Arquivo Ativo
Arquivo Passivo

1.    Pasta individual do aluno, contendo:
·       Requerimento de matrícula do ano em curso;
·       Ficha de matrícula;
·       Certidão de nascimento ou casamento;
·       Ficha individual;
·       Histórico Escolar (quando houver estudos anteriores);
·       Declarações;
·       Foto 3X4;
·       Título de eleitor, quando maior de 18 anos e com comprovação de voto da última eleição;
·       Contrato de prestação de serviços educacionais, quando da instituição privada;
·       Atestados médicos (quando houver);
·       Requerimentos diversos;
·       Qualquer outro documento referente à vida do aluno conforme as normas da instituição;
2.    Relatório anual das atividades.
3.    Censo Escolar;
4.    Diário de Classe;
5.    Calendário escolar do ano letivo em curso;
6.    Livro de matrícula (quando esta não for informatizada);
7.    Livro para registro de certificados e diplomas;
8.    Livro para registro de atas de resultados finais e atas especiais.
9.    Pasta contendo a legislação do ensino atualizada;
10.                       Pasta de correspondência recebida e expedida.
11.                       Regimento escolar;
12.                       Projeto Pedagógico;
13.                       Plano de trabalho anual;
14.                       Registro de frequência do pessoal.
Todos os documentos indicados no arquivo ativo, relativos aos anos anteriores.

Condições para Funcionamento

Instalações e Materiais
Organização
Pessoal
- Instalações:
·       Boa iluminação;
·       Espaço arejado e adequado;
·       Segurança contra roubos, violação e incêndios;
- Materiais e Equipamentos:
·       Pastas suspensas;
·       Pastas A-Z;
·       Material de expediente;
·       Arquivo de aço ou madeira com gavetas;
·       Estante com porta;
·       Estante de aço ou madeira sem porta;
·       Mesa e cadeiras;
·       Computador;
·       Impressora;
·       Copiadora;
·       Telefone e fax.
·       Internet.
O arquivo deve ser organizado de forma a possibilitar o fácil acesso aos documentos.
Sugere-se que a organização dos documentos se faça por nível, modalidade, período, série ou círculo e por ordem alfabética.
O uso de cores para distinguir os documentos, facilita o manuseio e a identificação dos mesmos.
Profissionais habilitados e auxiliares que dominem a técnica de catalogação, classificação e arquivo.
Arquivista, que poderá ser o próprio secretario, ou um de seus auxiliares.
Atenção!
O profissional deverá estar preparado para identificar os documentos, assim como o momento da passagem de um documento do arquivo ativo para o arquivo passivo.



O Acesso à escola:  Matrícula
            Matrícula é o processo pelo qual se efetiva o vínculo do aluno com a instituição e será realizada pelo pai ou responsável quando se tratar de criança menor de idade. A matrícula é exigida para o acesso de todos os alunos em qualquer nível ou modalidade de ensino.
            Fique atento às diretrizes emanadas pela SEDUC e CEE.
1.    Faça uma análise criteriosa dos documentos apresentados no ato da matrícula;
2.    Realize um levantamento dos alunos com disciplinas em progressão parcial (dependência);
3.    Analise os currículos de alunos transferidos sujeitos a realização de adaptações de currículo.
4.    Informe à equipe pedagógica da Unidade Escolar da relação de alunos que deverão cumpri adaptações, dependências, etc.
5.    Faça um levantamento da documentação pendente de alunos com matrícula condicional (ressalva) para proceder a cobrança destes documentos (histórico escolar).
Atenção:
1.    Tem direito à dispensa de Educação Física alunos que comprovarem jornada de trabalho igual ou superior a 6 horas; maiores de 30 anos; aluna que tenha filho; aluno que esteja exercendo o serviço militar, e ainda com afecções ou doenças comprovadas por atestado médico. Neste caso o comprovante de dispensa de educação física será arquivado na pasta do aluno.
2.    Alunos sem a conclusão do Ensino fundamental não poderá ingressar no ensino médio. (Regimento Escolar).
3.    Alunos com idade inferior a 15 anos no Ensino fundamental e 18 anos no Ensino Médio não poderá realizar exames na Comissão permanente de avaliação.
4.    Não há circulação de estudos do EJA para o Ensino Regular e vice-versa, no ano letivo em curso.


Escrituração Escolar e Sua Importância
            A escrituração escolar é importante porque registra todos os fatos relativos à vida escolar dos alunos e da instituição de ensino, portanto, os procedimentos deverão estar obrigatoriamente, registrados em livro próprio.
            O setor responsável pela escrituração escolar é a secretaria a quem cabe registrar as ocorrências de acordo com a ordem e sequencia dos acontecimentos, para que sirvam de documento comprobatório no tempo. O trabalho de escrituração deve ser realizado com cuidado para evitar equívocos e assegurar sua fidedignidade. A fidedignidade na escrituração escolar, uma questão de responsabilidade.
Escrituração Escolar
Registro sistemático relativo a escola e a cada aluno com objetivo de assegurar e identificar a regularidade e autenticidade da Vida Escolar.
A escrituração conta com a vida da escola e do aluno.  Permanecerá através do tempo, dando autenticidade legal tanto a instituição, quanto a vida escolar do aluno.
Irregularidades na documentação escolar podem ser facilmente identificadas:
v   Lacuna no histórico escolar do aluno por ausência de algum dado não informado.


v   Documentos com emendas, rasuras ou incorreções.


v   Documentação incompleta na ocasião da matrícula.

v   Declaração expedida comprovando a aprovação do aluno sem, no entanto, o mesmo ter logrado êxito.

v   Registros inadequados, relativos à vida escolar dos alunos

v   Expedição de certificados ou diplomas por instituição não credenciada e cursos não autorizados ou reconhecidos.

v   Ausência de disciplina da base nacional comum.
v   Carga horária abaixo do mínimo exigido pela LDB (800 horas/ano) para educação básica.

v   Carga horária abaixo da aprovada no projeto do curso para educação profissional.

v   Ausência das assinaturas do diretor e do secretário.

v   Divergência nas assinaturas (falsificação).



v   Falsidade ideológica (assumir como sua, a função de outra pessoa).

v   Ausência de data na expedição de documentos.



v   Ausência de ano de conclusão do curso.


 Transferência
            A transferência é a passagem do aluno de um para outro estabelecimento de ensino ou de uma habilitação para outra.
            O histórico escolar pode conter falsidade ideológica Caso haja alguma dúvida quanto à legitimidade, ao receber o documento de transferência de aluno, mantenha contato com a SEC, da Unidade Escolar de origem (ou com o CEE) para averiguar a fidedignidade das assinaturas e a situação legal da instituição de origem do aluno.
Casos de Transferência.
            A transferência poderá ocorrer em três momentos distintos:
1.    Durante o ano letivo.
2.    Após o término do ano letivo.
3.    Ex-ofício.

1.1.         Quando a transferência ocorrer durante o ano letivo deverá ser observado com atenção, o preenchimento do histórico escolar das séries/etapas/nível, no qual constará a expressão “cursando”, no espaço devido, que apontará os resultados parciais, respeitando a base nacional comum e também a parte diversificada.
2.1. Quando a transferência ocorrer após a conclusão do ano letivo, a   escola de origem expedirá o histórico escolar, devidamente preenchido com as especificações cabíveis e, acompanhado do certificado de conclusão do curso, quando se tratar de Educação Profissional.
3.1. A transferência ex-ofício será efetivada, entre instituições vinculadas a qualquer sistema de ensino, em qualquer época do ano, independente da existência de vaga, quando se tratar de servidor público federal civil ou militar estudante, ou seu dependente estudante se requerida em razão de comprovada remoção ou transferência de ofício, que acarrete mudança de domicilio para o município onde se situe a instituição recebedora, ou para a localidade mais próxima desta.


Currículo:  Base Nacional Comum ( art. 26 da LDB)
            O conceito de currículo escolar abrange o conjunto de atividades educativas nucleares desenvolvidas pela escola.  Significa todas as atividades educativas planejadas e executadas pela escola, visando ao desenvolvimento, completo e harmonioso, da personalidade integral do educando; é o caminho que a escola oferece aos seus alunos a fim de que sejam alcançados os objetivos da educação.
            O currículo compreende uma base nacional comum e uma parte diversificada. A transferência é feita considerando a base nacional comum. A parte diversificada atenderá às peculiaridades locais e regionais, e ainda, aos interesses da escola e sua comunidade.
Atenção
            A partir da 5ª série/6º ano é obrigatório a inclusão no currículo de uma língua estrangeira.  O Ensino Religioso é obrigatório no ensino fundamental para a escola pública e optativa para o aluno.
Documentos Escolares
            Os documentos escolares, administrativos e de gestão devem estar sob a guarda e responsabilidade da secretaria da escola.
            Os documentos escolares são caracterizados como: eventual e permanente.
1.    Documento eventual: é aquele que tem ida curta e serve apenas para documentar ou comprovar um fato eventual e circunstancial.  Após o seu uso será arquivado com cópia para o interessado. Exemplo: declaração, portaria disciplinar etc.
2.    Documento permanente:  é aquele que garante, indefinidamente a identidade de cada aluno, a regularidade e autenticidade de sua vida escolar e não poderá ser descartado ou inutilizado.
3.    Se, entretanto, por necessidade de espaço precisar ser incinerados deverão ser antes micro filmados conforme o Decreto Federal nº 1799 de 30/01/1966.  Nesse caso, procede-se aos registros conforme anteriormente indicado. Exemplos: histórico escolar, livro de matrícula (Caso não haja matrícula informatizada).

Lembrete
            Compõem a vida escolar do aluno os documentos que são guardados na pasta individual, anteriormente citada.
            A pasta individual será organizada por série/ano, modalidade, ou nível, turma, turno e por ordem alfabética.
 Saiba mais sobre documentos escolares
Dados Essenciais:
1.    Ficha de Matrícula:  é um documento individual que será preenchido no momento em que é efetivada a matrícula do aluno na escola. Deverá conter todos os dados pessoais do aluno, inclusive endereço completo, telefone e e-mail.
Atenção!  A partir de 2005, a ficha de matrícula deverá trazer campo para indicar cor e raça.
Ficha individual:  é um documento anual obrigatório, no qual deverá constar:  ano civil, nome do aluno, série/ano, etapa, nível, turma e turno que está cursando, indicando nota, conceito ou resultado da avaliação diagnóstica, média para aprovação e ainda a apuração anual de freqüência do aluno.  Deve conter espaço para dados pessoais, tais como filiação e endereço, e para as observações e ocorrências que se fizerem necessárias  Além disso, deve conter registros das doenças que exijam o conhecimento e encaminhamentos pela escola, como: diabetes, pressão alta, epilepsia, doenças do coração, alergias, etc.
O resultado final (rendimento e freqüência) será transcrito para as Atas de Resultados Finais e para o boletim do aluno, conforme sistema de avaliação adotado pela escola e indicado no Projeto Pedagógico e Regimento Escolar. Não existe modelo padronizado para a Ficha individual A escola tem autonomia.
Forma de Organização: Por ordem cronologia das datas dos documentos.
Histórico Escolar:  é o documento individual do aluno que registra toda a vida escolar do aluno, indicando as séries/ano, ciclos ou etapas cursadas, o rendimento e a freqüência. Este é também o documento oficial para efeito de transferência.
Da Instituição de Ensino: indicar o nome e endereço completo da instituição, mantenedor, Parecer, Resoluções ou Portaria de credenciamento e autorização de cursos com data de validade.
Do aluno:  registrar o nome completo do aluno, conforme certidão de nascimento ou casamento, filiação, nacionalidade, naturalidade, data do nascimento, RG, quando houver.
Da organização: Registrar a ordenação e a seqüência das séries, ciclos, níveis, por ano, currículo desenvolvido (Base Nacional Comum e Parte Diversificada), carga horária anual ministrada, freqüência e resultado da aprendizagem expresso em notas, conceitos ou menções, conforme sistemática de avaliação adotada.
Do espaço reservado às observações: procedimentos de regularização de vida escolar promovido pela instituição, quando houver, indicando sua fundamentação legal, bem como, sugere-se que indique o critério de avaliação adotado.
Das assinaturas: datar e assinar (Diretor e secretário escolar), indicando os números das respectivas portarias do órgão competente, com nomeação específica para função.
Declaração: é o documento eventual que atesta o resultado final obtido pelo aluno para efeito de matrícula, até a emissão do Histórico Escolar. Pode servir também como atestado de matrícula, ou outra finalidade.
Atestado: é um documento que atesta se o aluno está apto ou não a desempenhar determinadas atividades de educação física. O atestado será expedido por profissional médico e será renovado a cada ano.
Certificado ou Diploma: é o documento que comprova a terminalidade do nível ou modalidade de ensino.
Forma de organização: por ordem cronológica e arquivada na pasta do aluno.
Atenção.
Expede-se CERTIFICADO para os alunos concluintes do ensino fundamental e médio nas modalidades regular e educação de jovens e adultos e do curso profissional de formação inicial e ainda, para conclusão de módulos de cursos profissionais de nível técnico.
Expede-se DIPLOMA para alunos concluintes de cursos de Educação profissional técnica de nível médio ou para concluintes de formação mínima para o exercício do magistério, ofertado na modalidade normal.
Somente escola credenciada com curso autorizado pelo CEE poderá expedir Certificado e Diploma.
Documentos de Gestão Escolar.
Projeto Pedagógico: O termo Proposta Pedagógica foi introduzido pela LDB9394/96 indicando o princípio da autonomia e estabelecendo que a construção da proposta é uma tarefa coletiva na qual devem colaborar representantes da comunidade escolar, incluindo-se nela, o segmento familiar, respeitadas as diretrizes e normas do sistema de ensino, artigos 13 e 14, Incisos I e II e Artigo 15. O Projeto Pedagógico PP trará a concepção pedagógica que orientará a ação educativa da escola. Ele definirá os rumos, a intenção e os processos que a escola utilizará para alcançar suas metas O PP é um projeto político, de gestão de longo prazo.
Para facilitar o acompanhamento da execução das metas e dos objetivos propostos, desdobrar-se-á em Planos de Ação (PA).
Para garantir legitimidade, participam da elaboração do PP representantes de todos os segmentos da escola.
Regimento Escolar: O Regimento Escolar (RE) é a lei maior da escola. Representa um pacto educativo que se firma entre o sistema estadual de ensino, a escola e a família, devendo, ser do conhecimento de toda a comunidade escolar. É na verdade o código de Ética que norteará as relações dentro da escola.
Nele estarão estabelecidos: a estrutura organizacional da instituição, regime de trabalho, regime didático, normas de convivência social, aí incluídos os direitos, deveres e penalidades.
Plano de ação: o Plano de Ação (PA) é o instrumento de planejamento que viabilizará a execução do Projeto Político Pedagógico, ano a ano. Nesse sentido, o PA indicará objetivos e metas a serem alcançados pela escola no ano. Como instrumento de planejamento, viabilizará o acompanhamento e a avaliação da execução do Projeto Pedagógico, possibilitando os ajustes necessários O PA é um projeto operacional O PA selecionará as metas a atingir a cada ano, por isso, deverá ser elaborado com a participação de todos; professores e demais educadores que fazem a escola.
Diário de Classe:
1.    É um instrumento de gestão e de escrituração escolar que acompanha e controla o desenvolvimento da ação do professor. Relaciona todos os alunos matriculados por série/ano, ciclo ou etapa, turno e turma, registra o rendimento escolar, freqüência, conteúdos programáticos, dias letivos feriados e carga horária.
2.    Em hipótese alguma o Diário de classe poderá ser retirado da escola e levado para outros locais. É um documento de registro e deve ter sua autenticidade resguardada devendo ser portado, exclusivamente, pelos professores ou pelo secretário escolar. Ao final de cada aula ministrada, o professor a registrará e aporá sua assinatura.
3.    Em nenhuma hipótese, o professor registrará nome de aluno no diário de classe. Essa é uma prerrogativa exclusiva do secretário escolar.
4.    As atribuições relativas ao preenchimento de dados obrigatórios no Diário de Classe são exclusivamente de dois profissionais – do professor e do secretário. Cada um fará as anotações e os lançamentos sob sua responsabilidade, não interferindo no campo do outro.
5.    Ao técnico em educação caberá orientar o correto preenchimento, vistoriar e assinar.
6.    Antes do início do ano letivo é conveniente que o Diretor e o Secretário e Técnicos promovam uma reunião com os professores sobre o registro nos Diários de Classe e a forma como estarão organizados e disponíveis no dia-a-dia. 

Atribuições no Preenchimento no Diário de Classe.
Secretário
Professor
Técnico
1.Nome da Instituição
1.Freqüência, rendimento escolar
1.    Orientar os Professores quanto ao preenchimento correto e contínuo dos diários de classe.
2.Nome do Professor
2.Conteúdo Programático das aulas
3.Componente curricular
3.Possíveis ocorrências
2.    Orientar o professor quanto a escrituração do diário de classe, esclarecendo que é de sua exclusiva responsabilidade e que deve mantê-lo atualizado e organizado.
4.Ano, série/ano, nível turma, turno, habilitação (quando se tratar de curso profissional)
4.Assinatura no campo específico
5.Relação nominal dos alunos por ordem alfabética
5.Encerramento mensal
3.    Vistoriar e assinar no campo específico mensalmente nos diários de classe após conferência de práxis.
6.Previsão de aulas

7.Dias, feriados e santificados.
6.O diário de classe deve ser preenchido com caneta esferográfica de tinta azul ou preta, e sem emendas ou rasuras.